Wydział Organizacyjny
Kierownik Wydziału: Sekretarz Gminy Wincenty Chłostowski
Tel: (0-68) 376 - 90 - 27 wew. 17
Wydział Organizacyjny podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Zadania Wydziału
Wydział Organizacyjny poza zadaniami wspólnymi realizowanymi przez wszystkie wydziały i samodzielne stanowiska określone w §10 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
1) Prowadzenie zbioru przepisów gminnych powszechnie obowiązujących i udostępnianie ich do powszechnego wglądu obywateli.
2) Ogłaszanie (plakatowanie) przepisów gminnych wydanych przez Radę Miejskiej
3) Wykonywanie zadań wynikających z funkcji burmistrza jako kierownika Urzędu.
4) Koordynowanie działań jednostek organizacyjnych w sprawach związanych z wykonaniem uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza Małomic.
5) Dopilnowanie terminowego przygotowania przez właściwe jednostki organizacyjne i pracowników materiałów na sesje Rady Miejskiej.
6) Przekazywanie do realizacji właściwym jednostkom organizacyjnym i pracownikom poleceń burmistrza mających na celu prawidłowe wykonanie zadań wynikających z uchwał Rady Miejskiej i Burmistrza Małomic oraz innych aktów prawnych.
7) Żądanie od kierowników właściwych jednostek organizacyjnych dostarczenia dla potrzeb Rady Miejskiej i burmistrza niezbędnych informacji, sprawozdań i opracowań.
8) Podejmowanie inicjatyw zmierzających do usprawnienia organizacji pracy Urzędu oraz wprowadzenia doskonalszych metod jego działania szczególnie w zakresie obsługi obywateli.
9) Ustalanie zasad obiegu dokumentów i akt w Urzędzie.
10) Sprawowanie nadzoru nad stosowaniem w Urzędzie przepisów kancelaryjnych.
11) Analizowanie publikacji prasowych dotyczących miasta oraz działalności jego władz i podejmowanie działań związanych z reagowaniem na krytykę prasową.
12) Wykonywanie zadań związanych z załatwianiem w Urzędzie skarg, wniosków i listów obywateli a w szczególności:
a) prowadzenie zbiorowej ewidencji skarg, wniosków i listów interwencyjnych, wpływających do Urzędu oraz przekazanie ich do rozpatrzenia właściwym jednostkom organizacyjnym lub pracownikom,
b) organizowanie przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i osobistych przez burmistrza,
c) nadzorowanie terminowego załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli wniesionych do Urzędu.
13) Organizowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie oraz wyznaczanie osób do ich pełnienia.
14) Zapewnienie obsługi techniczno - biurowej narad zwoływanych przez burmistrza.
15) Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną.
16) Wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Prezydenta, samorządu terytorialnego i samorządu mieszkańców stosownie do obowiązujących w tym zakresie ustaleń i przepisów.
17) Prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Burmistrza szczególnie w zakresie:
a) organizacyjnego przygotowania posiedzeń zespołu doradczego Burmistrza,
b) opracowywanie materiałów z posiedzeń ,
c) przekazywanie do wykonania i wiadomości właściwym jednostkom organizacyjnym i osobom uchwał, zaleceń i postanowień oraz wniosków podjętych przez Burmistrza Małomic.
d) prowadzenie zbioru protokołów i innych materiałów z posiedzeń .
18) Prowadzenie obsługi sekretarskiej oraz kancelaryjno - biurowej burmistrza i zastępcy burmistrza.
19) Prowadzenie spraw kancelaryjnych dla całego Urzędu, szczególnie w zakresie przyjmowania, opracowywania rozdziału i wysyłania korespondencji wychodzącej z Urzędu i przychodzącej do Urzędu
20) Prowadzenie gospodarki ustalonej dla Urzędu ilością etatów i funduszem wynagrodzeń.
21) Przedstawianie propozycji dotyczących podwyżek wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
22) Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
23) Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych.
24) Prowadzenie spraw odnoszących się do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej pracowników Urzędu, w tym związanych z wyborem komisji dyscyplinarnej i wyznaczaniem rzecznika dyscyplinarnego.
25) Przedstawianie propozycji w sprawie czasu pracy Urzędu oraz prowadzenia kontroli dyscypliny pracy w Urzędzie.
26) Prowadzenie listy obecności oraz książek wyjść w godzinach pracy w sprawach służbowych i osobistych, wyjazdów służbowych oraz obecności w Urzędzie poza godzinami pracy.
27) Prowadzenie spraw urlopowych pracowników Urzędu w tym sporządzanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych.
28) Planowanie i koordynowanie doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu.
29) Prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu.
30) Planowanie i prowadzenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Urzędu i na stanowiskach pracy w zakresie ustalonym przez Burmistrza.
31) Organizowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie.
32) Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
33) Prowadzenie biblioteki urzędowej oraz załatwianie spraw związanych z prenumeratą prasy i wydawnictw.
34) Prowadzenie spraw związanych z zarządem i utrzymaniem budynków administracyjnych zajmowanych przez urząd
35) Prowadzenie spraw inwestycji, remontów i konserwacji budynku administracyjnego urzędu.
36) Prowadzenie zaopatrzenia materiałowego na cele administracyjne w tym zakup inwentarza ruchomego, materiałów i maszyn biurowych, ich remonty i konserwacja.
37) Gospodarowanie składkami majątkowymi urzędu, prowadzenie ich ewidencji i rozliczania.
38) Zaopatrzenie urzędu w niezbędne druki i formularze.
39) Prowadzenie powielarni, łącznicy telefonicznej i teleksowej.
40) Prowadzenie zakładowej działalności socjalnej.
41) Zaopatrywanie pracowników obsługi w odzież ochronną i roboczą oraz prowadzenie gospodarki tą odzieżą.
42) Zaopatrywanie urzędu w niezbędne pieczęcie, pieczątki.
43) Zapewnienie należytego stanu elementów informacji wizualnej w budynkach administracyjnych urzędu.
44) Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w urzędzie.
45) Organizowanie i zapewnianie ochrony budynków urzędu, zwłaszcza po godzinach pracy.
46) Ustalanie zadań dla pracowników obsługi oraz nadzorowanie wykonywania przez nich tych zadań.
47) Prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem przez właściwy organ ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkobiercy w trybie art. 951 § 1 Kodeksu cywilnego.
48) Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych.
49) Wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do wiadomości publicznej oraz pism ogłaszających o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane.
50) Powiadomienie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęciu postępowania z urzędu.
51) Prowadzenie spraw związanych z ustanowieniem pełnomocników w sprawach o : ustalenie ojcostwa, roszczenia alimentacyjne oraz o przysposobienie.
52) Składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.
53) Udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym.
54) Prowadzenie spraw związanych z powołaniem komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi
Wytworzył:
W. Chłostowski
Udostępnił:
Chłostowski Wincenty
(2005-11-19 18:26:42)
Ostatnio
zmodyfikował:
Chłostowski Wincenty
(2007-01-15 08:40:24)
